Cuando empecé a trabajar profesionalmente, hace unos 17 años, creía que llenar documentos y diagramas era estar haciendo ingeniería; que no hacerlos era lo mismo que saltarse el proceso o encaminarse a malos resultados (por no llenar el SRS o el diagrama de secuencia, por ejemplo).

Mi percepción de que “el documento es el proceso, y el proceso es lo más improtante” se vio reforzada cuando trabajé en organizaciones que tenían un grupo especializado en procesos (policía del proceso, le decía yo), quienes daban mayor importancia a cumplir con el entregable que el resultado del proyecto. Estos grupos solían conformarse de gente que no participaba directamente en los proyectos y solo auditaban el trabajo hecho, haciendo observaciones sobre “no conformidades” y teniendo poca disposición para conocer o entender qué había pasado y por qué se tomaron algunas decisiones. Casi siempre, te obligaban a crear o llenar un documento, aunque la fase o momento para que fuese valioso había expirado mucho tiempo atrás.

Refunfuñando, la mayoría de las veces, los entregaba y me olvidaba de ellos. Crecía en mí (e imagino que en muchos con situaciones similares) que la documentación era una pérdida de tiempo para los proyectos.

Documentar es necesario y obligatorio

La documentación es necesaria. Cuando terminas un trabajo en software, el resultado ya no te pertenece: ahora es de los usuarios, de otros compañeros, de otros programadores. Los usuarios de los productos y resultados necesitan entenderlos para poder usarlos, para poder trabajar con ellos. La documentación ayuda a comunicarse con los usuarios de tu producto, de tu resultado, así que debes hacerla.

Sin embargo, no toda la documentación es útil, y la cantidad tampoco entrega valor. Hay que saber seleccionar el medio.

¿Por qué algunas organizaciones te obligan a documentar como ellos quieren?

En varias organizaciones, observaba que existían muchos documentos como parte del proceso. Cuando preguntaba para qué servía, casi nadie (ni los miembros del grupo de procesos) me decía la razón. “Es lo que dice el proceso”, solía ser la respuesta.

En una organización pude ver que las personas estaban interesadas en que todos siguieran ciertas prácticas, y la forma en que conseguían que lo hicieran era mediante el llenado de documentos, que luego quitaban cuando la práctica quedaba establecida.

Seguir el proceso es importante, pues es la manera de conseguir resultados consistentes. Muchas personas no lo siguen, y el obligarte a llenar el documento te pone en el camino de hacerlo, pero cuando se pierde de vista el objetivo (disciplinarte en el proceso) se queda el documento, se olvida la capacitación y el proceso se hace burocrático. Una vez que lograste (o no lograste) que la práctica se instaure, retira el documento.

Documentación mínima, pero suficiente

Con el tiempo, me di cuenta que esos artefactos y documentos son medios para lograr ciertos fines (de comunicación de acuerdos, principalmente), pero no son obligatorios. El principio que los produjo sí es obligatorio, y ese es el que no nos debemos saltar nunca

Cuando estés llenando un documento, al cual no le encuentras sentido o te obligan a hacer, pregúntate: ¿cuál es el principio o práctica que debo aprender mediante esto?

Una vez que entiendas eso, puedes deshacerte del documento si quieres, pero no olvides seguir con la práctica

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