En aprendIS, la organización en que ayudamos a los equipos de software a alcanzar resultados extraordinarios, promovemos las prácticas de mejora continua. Esto es, que los equipos revisen su forma de trabajo constantemente, con el fin de adaptarla a las nuevas circunstancias o incorporar nuevas herramientas y actividades.

Muchos marcos de trabajo ágiles incluyen la Retrospectiva, una actividad en la que los miembros del equipo reflexionan sobre el trabajo realizado y proponen mejoras para el trabajo futuro. Cada marco define momentos y eventos diferentes para hacerla, pero el propósito es el mismo.

La retrospectiva es una práctica que aporta valor en la mejora continua, sin embargo he visto que muchos equipos evitan la práctica, los ingenieros prefieren ausentarse a la reunión porque la ven como pérdida de tiempo o, simplemente, le temen. Esto ocurre porque la actividad se ha distorsionado y ya no sirve para su propósito.

Esto es lo que nunca debes hacer en una retrospectiva.

Evaluar individualmente el desempeño de los integrantes del equipo

La retrospectiva es una actividad para evaluar la forma de trabajo. Nunca se debe evaluar a las personas mientras se está haciendo esta reflexión.

Algunas organizaciones, que aún usan prácticas autocráticas, hacen de la retrospectiva un momento para premiar a los “buenos trabajadores” y castigar a los “malos trabajadores”. Peor aún: frente a sus compañeros.

Lo que menos importa es la forma de trabajo (a fin de cuentas, esa se impone desde fuera, por decisión de otra persona), sino decirle continuamente a la gente lo buena o mala que es, con la esperanza de que eso les “motive”.

Encontrar los culpables de los problemas

Un problema necesita un entendimiento de las causas y una solución, no un culpable. ¿De qué nos sirve tener un culpable si el problema persiste? Algunos equipos tienen una catarsis de descarga emocional cuando encuentran un culpable de un problema, o alguien que lo parece, pero solo llegar hasta ahí mantiene la problemática y genera algunas nuevas (discordia, fricción y disminución de la moral).

En varias ocasiones, he visto miembros de equipo ausentarse de retrospectivas por esa razón (los van a culpar de algo), o que las reuniones se enfocan solamente en eso (problema – culpable).

Una práctica que hago, que sirve como escape y alivio de esto, es elegir a alguien al azar y decir al inicio de la sesión “hoy, Fulano de Tal será el culpable de todo”. Esto libera al grupo de la necesidad de incurrir en la búsqueda de culpables y les hace ver lo absurdo de hacerlo

Convertirla en una reunión donde solo un pequeño grupo toma las decisiones

Muchas organizaciones sufren de “juntitis”. Reuniones numerosas, donde muchos asisten pero pocos participan activamente.

Varias organizaciones hacen lo mismo con las retrospectivas: convocan a todos, pero unos cuantos se apropian de la palabra y las decisiones. A veces preguntan la opinión del resto, pero suelen minimizarlas o descartarlas sin discusión.

A nadie le gusta acudir a una actividad donde es ignorado sistemáticamente o saldrá molesto porque no estuvo de acuerdo con las decisiones, pero no tiene el poder de influir en ellas.

Hacer la reunión sin que esté todo el equipo presente

El objetivo de la retrospectiva es que el equipo mejore su forma de trabajo. Por lo tanto, es necesaria la participación de todos sus integrantes.

Algunas organizaciones programan las retrospectivas en un día y horario periódicos, si por alguna circunstancia o una decisión de las personas algunas se ausentan, en lugar de encontrar un espacio común para estar todos, la realizan con esas ausencias.

No revisar los aprendizajes previos y archivar el conocimiento

En ocasiones, he visto que los equipos “se ciclan” en las retrospectivas: hablan de los mismos problemas siempre o reaparecen otros que ya se habían solucionado. Alguien suele tomar nota de los acuerdos o pendientes dichos en la reunión, pero esta información se archiva y nunca se vuelve a revisar.

La información generada en la retrospectiva es conocimiento importante para el equipo. Siempre debe existir la forma de difundirla, consultarla y revisarla. Si no se hará, entonces es mejor no registrarla.

 

Si estás usando la práctica, ¿cuántas de estas acciones has observado en tus equipos? En un siguiente artículo te hablaré de cómo conducir mejor las retrospectivas.

¡Nos vemos en la siguiente entrega!