En esta serie sobre gestión del trabajo en desarrollo de software, hemos hablado de la dificultad de que una sola persona haga la gestión y que esta debe ser una responsabilidad compartida. Las decisiones serán tomadas por consenso en el equipo y hechas en comité.

La forma más efectiva para lograr resultados extraordinarios en el desarrollo de software, es tener equipos autodirigidos. Esto requiere de lo siguiente:

• Desechar la idea de “puestos funcionales” y el organigrama
• Desarrollar una cultura de especialistas-generalistas, que involucra a todos en el trabajo de punta a punta
• Permitir que el equipo elija, defina y mejore su forma de trabajo
• Adoptar Roles de Liderazgo, para gestionar la forma de trabajo

El tema de definir la forma de trabajo propia es la que quiero desarrollar ahora.

Procesos organizacionales vs. procesos definidos por el equipo

La idea de que el equipo defina su propia forma de trabajo, en lugar de seguir los procesos organizacionales, causa incomodidad y rechazo entre los directores de las empresas. Defienden la postura de que se debe seguir el proceso organizacional, pero no porque este sea el mejor, sino por el temor de que los equipos caerán en la anarquía, harán lo que quieren y se alejarán de los principios y objetivos. Nada más alejado de la realidad.

Los miembros del equipo quieren dar los mejores resultados. Ninguno se despierta por las mañanas pensando “hoy haré el peor trabajo posible”. Además, como el equipo conoce mejor sus habilidades y la naturaleza del trabajo, está mejor capacitado para decidir cómo hacerlo. Debemos permitírselo.

Para esto, tendrás a dos aliados, que liderarán al equipo para hacerlo y mejorarlo: los roles de Líder de Procesos y Líder de Planeación, que son parte de los ocho roles para el equipo. Te describo a continuación sus responsabilidades y características.

Líder de procesos, el guía en la definición de la forma de trabajo

Un proceso es un acuerdo de cómo un grupo de personas hará un trabajo. Olvida los scripts, manuales, formatos, herramientas y otros elementos “burocráticos”; eso no es el proceso, aunque un proceso los puede incluir.

El equipo debe generar ese acuerdo y establecer cuáles son las actividades que seguirán, las herramientas que usarán y la forma en que evaluarán sus resultados. Una definición clara permite identificar qué cosas funcionan bien y cuáles pasos están generando problemas, con lo que mejorarlos es sencillo.

El Líder de procesos es el encargado de asegurar que le equipo hace esos acuerdos, los honra, los revisa y mejora continuamente. No es el responsable de definir la forma de trabajo, sino de guiar al equipo en ello e impulsar las iniciativas de mejora cuando son necesarias.

Sus objetivos son:

• Asegurar que existe una forma de trabajo definida para las actividades clave
• Asistir a los Team Members en la definición y uso de la forma de trabajo
• Asegurar que los Team Members registran métricas de su trabajo y las reportan con regularidad
• Asistir al equipo en la identificación y solución de problemas en la forma de trabajo

Un miembro del equipo que quiere desempeñar el rol, debe tener estas características:

• Habilidad e interés en la definición de procesos
• Disciplina para seguir una forma de trabajo definida
• Habilidad para analizar e interpretar la información del desempeño de la forma de trabajo

Líder de planeación, el guardián de que el equipo establece una dirección

Un plan es una estrategia para alcanzar objetivos. No es el GANTT, la tabla de tareas o el Jira donde están las actividades de cada quien. El plan define la dirección del equipo en un momento dado, la cual consideraron la mejor en ese momento. Naturalmente, si el plan no funciona se debe cambiar.

El Líder de planeación se encarga de eso: asegurar que el equipo se establece objetivos y estrategias para alcanzarlos, monitorea los resultados y guía al equipo para ajustar o desechar los planes que no funcionan.

Sus objetivos son:

• Liderar al equipo en la planificación del trabajo
• Asegurar que el plan es ejecutado, administrado y actualizado
• Apoyar a los Team Members con su planificación y seguimiento personales
• Comparar el desempeño del equipo con respecto al plan

Un miembro del equipo que quiere desempeñar el rol, debe tener estas características:

• Pensamiento lógico
• Preferencia por el trabajo con un plan establecido
• Interés en la recolección, medición y evaluación de información del trabajo realizado

Definir la forma de trabajo hace responsable al equipo de sus resultados

Es más fácil gestionar un trabajo que conoces bien. Si tú lo definiste, entonces eliminamos la curva de aprendizaje de un proceso organizacional. Mejor aún: el equipo se motiva, pues sabe que los resultados son su responsabilidad porque definieron cómo iban a trabajar.

Los roles de Líder de Proceso y Líder de Planeación nos darán la garantía de que estas actividades se hacen con regularidad y con gran calidad, para que el equipo se enfoque en los resultados y en su mejora.

Nos falta conocer el perfil de tres roles más, y de ellos te hablaré más adelante.

¡Nos vemos en la siguiente entrega!